Nếu thường xuyên xảy ra sự cố phần mềm, hộ kinh doanh có bị xử phạt không?

I. Đối tượng và phạm vi áp dụng quy định

• Đối tượng bắt buộc: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử đã phải thực hiện từ 01/7/2022. Không có mốc riêng 01/6/2025, trừ khi có văn bản mới của Bộ Tài chính.
• Điều kiện áp dụng: Hiện nay pháp luật không còn phân biệt theo mức doanh thu, hộ kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn đều phải dùng hóa đơn điện tử.

II. Mức xử phạt khi xảy ra sự cố phần mềm

1. Không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ

• Phạt tiền từ 10–20 triệu đồng (đối với tổ chức), 5–10 triệu đồng áp cho cá nhân, hộ kinh doanh.

2. Lập sai loại hóa đơn

• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

3. Không kết nối hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.

4. Biện pháp xử lý bổ sung

• Cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp cưỡng chế như ngừng sử dụng hóa đơn, cưỡng chế nợ thuế.
• Cưỡng chế thuế, thông báo ngừng sử dụng hóa đơn giấy hoặc áp dụng biện pháp khác theo Luật Quản lý thuế.

III. Lưu ý và khuyến nghị cho hộ kinh doanh

• Bắt buộc không có ngoại lệ miễn xử phạt: Pháp luật hiện hành không có quy định miễn xử phạt cho các sự cố phần mềm nếu dẫn tới vi phạm. Trường hợp sự cố bất khả kháng (mất điện, thiên tai, hỏa hoạn…) có xác nhận, hộ kinh doanh có thể được chấp nhận lập hóa đơn bổ sung, không bị xử phạt.
• Chủ động phương án dự phòng: Hộ kinh doanh cần chuẩn bị phương án dự phòng khi gặp sự cố kỹ thuật phần mềm hoặc phần cứng liên quan hóa đơn điện tử.
• Lưu giữ bằng chứng sự cố: Nên lưu trữ toàn bộ log kỹ thuật, ảnh chụp màn hình, email trao đổi hỗ trợ kỹ thuật, biên bản xác nhận lỗi phần mềm, để có cơ sở giải trình với cơ quan thuế nếu vi phạm xảy ra.
• Mức phạt tối đa: Tổng mức phạt về hóa đơn điện tử trong các trường hợp này có thể lên đến 10 triệu đồng.

Lưu ý quan trọng

Các hộ kinh doanh cần thường xuyên kiểm tra hệ thống phần mềm, cập nhật phiên bản mới và duy trì liên lạc với nhà cung cấp để giảm thiểu rủi ro. Mọi trường hợp vi phạm quy định hóa đơn điện tử dù do sự cố phần mềm vẫn bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành.