Người bán trên sàn thương mại điện tử cần chuẩn bị hồ sơ gì để sàn khấu trừ và nộp thuế thay

Từ 01/07/2025, hộ và cá nhân kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử có chức năng thanh toán cần cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin để sàn khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay.

I. Bảng tra cứu hồ sơ cần chuẩn bị

II. Khi nào sàn khấu trừ và nộp thuế thay?

Cơ chế này áp dụng cho nền tảng thương mại điện tử có chức năng thanh toán. Trong trường hợp đó, tổ chức quản lý nền tảng sẽ khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho hộ, cá nhân.

Nếu nền tảng không có chức năng thanh toán trực tuyến, người bán vẫn phải tự kê khai và nộp thuế theo quy định. Nhiều người bán thường nhầm lẫn ở điểm này, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ không đúng đầu mối và cập nhật thiếu thông tin ngay từ khi mở gian hàng.

III. Ngưỡng doanh thu miễn thuế và hóa đơn điện tử cần lưu ý

Từ 01/01/2026, ngưỡng doanh thu miễn thuế của hộ và cá nhân kinh doanh là 1 tỷ đồng/năm. Khi doanh thu vượt ngưỡng này, nghĩa vụ thuế sẽ phát sinh theo phương pháp tính thuế tương ứng. Hiện chưa có hướng dẫn cụ thể về cách xác định phần doanh thu tính thuế trong trường hợp vượt ngưỡng.

Đối với hóa đơn điện tử theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử. Mức dưới 1 tỷ (từ 500 triệu đến dưới 1 tỷ) không bắt buộc nhưng được khuyến khích sử dụng.

IV. Cách chuẩn bị hồ sơ để tránh yêu cầu bổ sung nhiều lần

1. Thông tin định danh

• Công dân Việt Nam: mã số thuế hoặc số định danh cá nhân/CCCD.
• Người nước ngoài: số hộ chiếu hoặc thông tin định danh do cơ quan nước ngoài cấp.

2. Thông tin người bán theo pháp luật TMĐT

• Họ tên.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
• Thông tin kinh doanh.
• Các dữ liệu sàn yêu cầu để định danh tài khoản bán hàng.

3. Tài liệu phục vụ xác định nghĩa vụ thuế

Khi sàn hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, người bán cần cung cấp thêm thông tin và tài liệu liên quan. Một số doanh nghiệp thường lệch ở đoạn này vì chỉ cập nhật thông tin đăng ký ban đầu mà không lưu lại dữ liệu doanh thu và loại hàng hóa, dịch vụ đã bán.

Ví dụ minh hoạ: Một cá nhân bán hàng trên sàn đã có CCCD nhưng chưa cập nhật mã số thuế hoặc số định danh đồng nhất với hồ sơ tài khoản. Khi sàn đối soát để khấu trừ thuế, hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung. Lỗi này tuy đơn giản nhưng thường gặp, nhất là khi dùng nhiều tài khoản nhận tiền khác nhau.

Lưu ý quan trọng:

• Không có quy định thời hạn cụ thể bằng số ngày; yêu cầu pháp lý là cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời.
• Không nên tự suy ra rằng luôn cần bản sao công chứng CMND/CCCD nếu pháp luật hoặc quy trình định danh điện tử của sàn không yêu cầu riêng.
• Thông tin tài khoản ngân hàng có thể được yêu cầu để thanh toán, đối soát, nhưng không phải thành phần pháp lý cốt lõi của bộ thông tin thuế.

V. Trách nhiệm của người bán khi cung cấp thông tin

Người bán có trách nhiệm cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin và tài liệu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu. Khi thanh tra, thông tin định danh, dữ liệu doanh thu và sự khớp đúng giữa hồ sơ tài khoản với thông tin thuế thường được kiểm tra đầu tiên.

Nếu cung cấp thiếu, chậm hoặc sai thông tin, sàn có thể yêu cầu bổ sung để thực hiện khấu trừ đúng quy định. Đồng thời, người bán vẫn chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế và rủi ro xử lý theo pháp luật về quản lý thuế, xử lý vi phạm hành chính. Khi rà soát hồ sơ mở bán trên sàn, bạn nên kiểm tra trước 3 điểm: định danh, thông tin người bán, dữ liệu phục vụ xác định thuế. Chỉ cần lệch một trong ba nhóm này, quá trình khấu trừ thay dễ bị vướng.