Xuất hóa đơn quà tặng có cần ghi đơn giá và tiền thuế GTGT không?

I. Bảng tra cứu nhanh

Với quà tặng thông thường, phần được cơ quan thuế kiểm tra kỹ là đơn giá tính thuế GTGT và tiền thuế GTGT đầu ra, không phải việc người nhận có trả tiền hay không.

II. Nội dung cần có trên hóa đơn quà tặng

Khi lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, nhiều trường hợp chỉ ghi tên hàng và số lượng nhưng bỏ trống các chỉ tiêu thuế. Cách làm đó gây rủi ro khi kê khai.

• Tên hàng hóa, dịch vụ
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền chưa có thuế GTGT
• Thuế suất thuế GTGT
• Tiền thuế GTGT
• Tổng tiền thanh toán

Thực tế, nếu muốn thể hiện rõ bản chất giao dịch, có thể ghi chú thêm “hàng biếu tặng không thu tiền”. Cách ghi này giúp hồ sơ rõ hơn, nhưng không làm thay đổi việc vẫn phải thể hiện đủ dữ liệu tính thuế.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp tặng sản phẩm cho khách hàng thân thiết. Dù khách không thanh toán, hóa đơn vẫn nên có đơn giá theo giá hàng cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng, đồng thời thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT đầu ra tương ứng.

III. Những trường hợp dễ nhầm

1. Biếu, tặng thông thường và khuyến mại không giống nhau

Nếu là biếu, tặng thông thường thì hóa đơn cần ghi đủ đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất và tiền thuế GTGT theo giá hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương. Nếu là khuyến mại đúng theo pháp luật thương mại thì có thể áp dụng cơ chế lập hóa đơn riêng theo quy định hiện hành. Trường hợp này có thể thể hiện giá 0 hoặc không tính thuế GTGT tùy chế độ áp dụng.

Vì vậy, không nên đồng nhất quà tặng với khuyến mại. Muốn ghi 0 hay không, cần nhìn đúng bản chất pháp lý của giao dịch.

2. Tặng cho nhiều người không có nghĩa là được bỏ qua chi tiết thuế

Khi tặng cho nhiều người, pháp luật cho phép lập hóa đơn tổng giá trị kèm danh sách hoặc bảng kê chi tiết. Tuy nhiên, cần đảm bảo dữ liệu cốt lõi vẫn đầy đủ.

• Hóa đơn ghi rõ: “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”
• Bảng kê nên có các thông tin như: người nhận, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

3. Một số trường hợp khác cần phân biệt

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng là hiện vật: xử lý theo nguyên tắc nêu trên.
• Khoản chi phúc lợi bằng tiền mặt: không phải trường hợp xuất hóa đơn GTGT như hàng biếu tặng.
• Hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất: không xử lý giống hàng cho, biếu, tặng.

Lưu ý quan trọng

Một nội dung được thanh tra kiểm tra kỹ là hồ sơ xác định giá tính thuế của quà tặng. Vì vậy, cần kiểm tra lại bảng giá, chứng từ xuất kho, danh sách người nhận và cách kê khai thuế GTGT đầu ra để tránh bị truy thu.

IV. Các điểm cần kiểm tra thêm khi xuất hóa đơn quà tặng

• Thời điểm lập hóa đơn: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Thuế GTGT đầu vào: hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo vẫn có thể được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT.
• Rủi ro xử phạt: hành vi không lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng từ 01 đến 05 số hóa đơn có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng; mức phạt có thể cao hơn tùy số lượng hóa đơn và trường hợp sai thời điểm.

Mốc số liệu cần nhớ: 01 đến 05 số hóa đơn và mức phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn trong trường hợp nêu trên.

Khi xử lý hồ sơ thực tế, cách an toàn là rà lại xem giao dịch thuộc biếu tặng thông thường hay khuyến mại hợp pháp, sau đó đối chiếu đủ chỉ tiêu đơn giá và tiền thuế GTGT trước khi phát hành hóa đơn.