Hướng dẫn lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ năm tài chính 2026

Doanh nghiệp siêu nhỏ lập sổ sách cho năm tài chính 2026 theo Thông tư 58/2026/TT-BTC khi năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/07/2026 trở đi. Bộ sổ cần dùng phụ thuộc vào phương pháp tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT), không phụ thuộc riêng vào doanh thu hay việc doanh nghiệp có dùng hóa đơn điện tử.

Một điểm dễ nhầm: Thông tư 132/2018/TT-BTC đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Nhưng doanh nghiệp có năm tài chính bắt đầu trước mốc này không phải chuyển sang Thông tư 58 chỉ vì kỳ kế toán kéo dài qua tháng 7; việc chuyển đổi thực hiện từ ngày bắt đầu kỳ kế toán năm tiếp theo. Thuận Thiên sẽ cùng bạn xác định đúng nhánh áp dụng, chọn chứng từ và sổ, ghi chép, đối chiếu, báo cáo và lưu trữ.

I. Bảng tra cứu nhanh cho năm tài chính 2026

Thứ tự làm việc: xác định phạm vi và kỳ kế toán → chọn nhánh theo phương pháp thuế → chọn mẫu chứng từ, sổ → ghi và đối chiếu → lập báo cáo nếu thuộc diện → lưu hồ sơ.

II. Xác định doanh nghiệp và kỳ kế toán thuộc phạm vi nào

1. Kiểm tra tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ

Thông tư 58 áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ; tiêu chí được xác định theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xét lĩnh vực hoạt động chính, số lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm và doanh thu hoặc tổng nguồn vốn:

• Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; công nghiệp, xây dựng: lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn năm không quá 3 tỷ đồng.
• Thương mại, dịch vụ: lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 10 người và tổng doanh thu năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn năm không quá 3 tỷ đồng.
• Số lao động bình quân xác định theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, căn cứ dữ liệu của năm trước liền kề tại cơ quan BHXH; doanh nghiệp hoạt động chưa đủ một năm áp dụng cách xác định riêng của khoản này.

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh là nhóm riêng, không trở thành doanh nghiệp siêu nhỏ. Nếu có nhu cầu, họ được lựa chọn áp dụng Thông tư 58 để thực hiện công tác kế toán.

2. Xác định đúng mốc chuyển chế độ

Thông tư 58 ban hành ngày 25/05/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026. Thông tư 132 hết hiệu lực kể từ ngày đó, nhưng mốc chuyển đổi của từng doanh nghiệp còn phụ thuộc ngày bắt đầu năm tài chính.

• Nếu năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/07/2026 trở đi, doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng thực hiện theo Thông tư 58.
• Nếu năm tài chính bắt đầu trước 01/07/2026 và kết thúc sau ngày này, không đổi chế độ giữa kỳ chỉ vì ngày hiệu lực đã đến; chuyển từ ngày bắt đầu năm tài chính tiếp theo.
• Khi chuyển từ chế độ cũ, chuyển số dư tài khoản kế toán sang số dư đầu kỳ của các sổ mới theo từng khoản mục tại Điều 11. Không chỉ đổi tên biểu mẫu rồi coi như đã chuyển đổi.

Thông tư 46/2025/TT-BTC có phạm vi khác: văn bản này sửa đổi một số nội dung của chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, không thay thế Thông tư 132 và không phải chế độ dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ.

III. Chọn nhánh ghi sổ và bộ mẫu

1. Dùng phương pháp thuế để chọn nhánh

Trước khi mở sổ, kiểm tra phương pháp tính TNDN và GTGT doanh nghiệp đang áp dụng theo pháp luật thuế. Điều 4 Thông tư 58 dùng hai yếu tố này để xác định trường hợp ghi sổ; không lấy quy mô doanh thu hay việc có hóa đơn điện tử làm căn cứ thay thế.

Nên lưu lại căn cứ xác định phương pháp thuế và quyết định chọn nhánh trong hồ sơ nội bộ, để người lập sổ, người soát xét và đơn vị dịch vụ dùng chung một cách phân loại.

2. Chọn biểu mẫu chứng từ và sổ kế toán

Doanh nghiệp có hai lựa chọn: tự xây dựng biểu mẫu phù hợp đặc điểm hoạt động hoặc sử dụng biểu mẫu trong phụ lục Thông tư 58. Dù chọn cách nào, chứng từ và sổ cũng phải thể hiện được nghiệp vụ, căn cứ ghi nhận, số liệu liên quan và dấu vết kiểm tra, kiểm soát.

• Đối chiếu biểu mẫu với nhánh ghi sổ đã chọn tại Điều 5, 6, 7 hoặc 8; không lấy danh mục sổ của doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133 làm mặc định cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
• Nếu tự thiết kế, thống nhất tên biểu mẫu, các trường thông tin, người lập, người kiểm tra và cách lưu; bảo đảm thông tin rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra.
• Quyền tự xây dựng mẫu sổ không bao gồm quyền tự sửa nội dung hoặc hình thức hóa đơn. Hóa đơn thực hiện theo pháp luật về thuế.

Cách chắc nhất là mở đúng điều tương ứng với nhánh đã chọn và phần phụ lục biểu mẫu của Thông tư 58, thay vì chọn theo tên sổ quen thuộc ở chế độ cũ.

IV. Quy trình mở và ghi sổ

1. Mở sổ và chuẩn bị số dư

Đầu kỳ, xác định ngày bắt đầu năm tài chính, nhánh ghi sổ, danh mục sổ và cách tổ chức lưu chứng từ. Với doanh nghiệp đang chuyển chế độ, đối chiếu số dư cuối kỳ cũ với số dư đầu kỳ mới theo Điều 11 trước khi ghi nghiệp vụ phát sinh.

• Ghi rõ kỳ kế toán, tên đơn vị và thông tin nhận diện trên sổ; phân công người lập, người kiểm tra và người chịu trách nhiệm phê duyệt theo cách tổ chức của doanh nghiệp.
• Kiểm tra số dư đầu kỳ với sổ và chứng từ kỳ trước, gồm tiền, công nợ, hàng tồn kho, tài sản và các khoản mục còn theo dõi.
• Lập danh sách sổ cần mở theo nhánh đã chọn và biểu mẫu sử dụng; lưu quyết định lựa chọn mẫu nếu doanh nghiệp tự xây dựng.

2. Kiểm tra, phân loại chứng từ

Mỗi nghiệp vụ chỉ nên ghi sổ sau khi chứng từ đã được kiểm tra về nội dung, số tiền, ngày phát sinh, đối tượng liên quan và tính liên kết với giao dịch. Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ, nhưng không tự động chứng minh mọi điều kiện thuế đã được đáp ứng.

• Phân loại theo bản chất nghiệp vụ như thu, chi, mua hàng, bán hàng, tiền lương, tài sản, công nợ và ngân hàng; ghi mã hoặc dấu vết để tra cứu chứng từ từ sổ.
• Kiểm tra sự nhất quán giữa hợp đồng, chứng từ giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ phê duyệt khi các tài liệu này liên quan đến giao dịch.
• Ghi nhận chứng từ thiếu hoặc sai vào danh sách chờ xử lý; không tự bổ sung thông tin không có căn cứ.

3. Ghi sổ, đối chiếu và sửa sai

Ghi nghiệp vụ vào sổ thuộc nhánh đã chọn, theo nội dung chứng từ và đúng kỳ kế toán. Sau khi ghi sổ, đối chiếu số liệu giữa các sổ liên quan và với tài liệu bên ngoài như sao kê ngân hàng, xác nhận công nợ, kiểm kê hàng hóa.

• Đối chiếu tiền mặt, tiền gửi, công nợ, hàng tồn kho và các khoản phải nộp; truy ngược từ số trên sổ về chứng từ gốc khi có chênh lệch.
• Khi phát hiện sai, giữ dấu vết nội dung cũ, lý do điều chỉnh, chứng từ bổ sung và người thực hiện theo phương pháp sửa sai phù hợp với hình thức sổ đang dùng.
• Không xóa hoặc ghi đè làm mất khả năng kiểm tra lịch sử. Sau điều chỉnh, kiểm tra lại các sổ và báo cáo chịu ảnh hưởng.

4. Khóa sổ cuối kỳ

Cuối kỳ, hoàn tất ghi nhận nghiệp vụ thuộc kỳ, rà soát chứng từ chưa xử lý, đối chiếu số dư và khóa sổ theo quy trình nội bộ. Kết quả cần đạt là số liệu cuối kỳ có thể lần theo từ báo cáo hoặc bảng tổng hợp về sổ và chứng từ.

• Kiểm tra số dư tiền, ngân hàng, công nợ, hàng hóa, tài sản và các khoản thuế với hồ sơ liên quan; lập bảng giải trình chênh lệch nếu chưa thể xử lý ngay.
• Soát các nghiệp vụ ghi trùng, bỏ sót, sai kỳ hoặc sai đối tượng; xác nhận số dư đầu kỳ sau khớp với số dư cuối kỳ trước.
• Lưu bản sổ đã khóa và hồ sơ điều chỉnh cùng kỳ; hạn chế thay đổi dữ liệu sau khi hoàn tất đối chiếu nếu không có căn cứ điều chỉnh.

V. Tách ghi nhận kế toán khỏi điều kiện thuế

Thông tư 58 hướng dẫn chứng từ, ghi sổ và lập, trình bày báo cáo tài chính; nghĩa vụ thuế xác định theo pháp luật thuế. Vì vậy, một nghiệp vụ đã ghi trên sổ không đồng nghĩa đã đủ điều kiện khấu trừ GTGT đầu vào hoặc tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Từ ngày 15/12/2025, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính là chi phí được trừ theo quy định TNDN. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo pháp luật GTGT. Trường hợp chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, hướng dẫn tại Công văn 1619/CT-CS năm 2026 nêu ngoại lệ về việc chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Một cách làm gọn là theo dõi riêng trạng thái kế toán và trạng thái thuế ngay trên bảng kiểm chứng từ. Hóa đơn và biên bản giao nhận có thể đủ căn cứ ghi nhận nghiệp vụ, nhưng với khoản thanh toán từ ngưỡng nêu trên vẫn phải xem lại chứng từ thanh toán khi đánh giá chi phí TNDN.

VI. Báo cáo và lưu trữ hồ sơ

1. Xác định nghĩa vụ báo cáo

Doanh nghiệp nộp TNDN theo phương pháp tính trên thu nhập tính thuế lập báo cáo tài chính năm theo hướng dẫn tại Thông tư 58, gồm báo cáo tình hình tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Báo cáo năm nộp trong 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; nơi nhận thực hiện theo quy định liên quan đến doanh nghiệp, không có một nơi nhận duy nhất cho mọi trường hợp.

• Nhóm nộp TNDN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu không bắt buộc nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước, trừ trường hợp pháp luật khác yêu cầu.
• Nếu nhóm này tự chọn ghi sổ theo Điều 5 hoặc Điều 7 để phục vụ quản lý và lập báo cáo, báo cáo được lưu tại doanh nghiệp, cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu; việc tự lập không tự tạo nghĩa vụ nộp nếu pháp luật không yêu cầu.

2. Lưu chứng từ, sổ và báo cáo

Phân loại hồ sơ ngay khi hoàn tất kỳ kế toán, đừng dồn toàn bộ tài liệu vào một nhóm vì thời hạn lưu phụ thuộc loại tài liệu.

Thiết lập danh mục lưu trữ thể hiện tên hồ sơ, kỳ kế toán, thời điểm bắt đầu tính thời hạn, nơi lưu và người quản lý. Việc lưu trữ và tiêu hủy thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP; cần kiểm soát khả năng truy xuất và tính nguyên vẹn của tài liệu giấy lẫn dữ liệu điện tử.

VII. Checklist nghiệm thu sổ sách

Khi tự kiểm tra hoặc nhận bàn giao từ dịch vụ kế toán, đối chiếu lần lượt các điểm sau:

• Doanh nghiệp đã xác định lĩnh vực, tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ và ngày bắt đầu năm tài chính chưa?
• Nhánh Điều 5, 6, 7 hoặc 8 có khớp với phương pháp tính TNDN và GTGT không?
• Danh mục chứng từ, sổ sử dụng có đúng nhánh; mẫu tự xây dựng có rõ nội dung, người lập và cách kiểm soát không?
• Số đầu kỳ, số phát sinh và số cuối kỳ có đối chiếu được với chứng từ, ngân hàng, công nợ, kiểm kê và kỳ trước không?
• Các sai lệch có hồ sơ giải trình, điều chỉnh và dấu vết kiểm tra không?
• Nghĩa vụ lập, nộp báo cáo đã được xác định đúng; nếu thuộc diện nộp, hạn 90 ngày đã được theo dõi chưa?
• Hồ sơ đã được phân nhóm theo thời hạn 05 năm, 10 năm hoặc lưu vĩnh viễn chưa?

Nếu thuê dịch vụ kế toán, nên thống nhất bằng văn bản phạm vi công việc, người cung cấp chứng từ, lịch đối chiếu, đầu ra bàn giao và trách nhiệm lưu hồ sơ. Khi nghiệm thu, nhận cả sổ, báo cáo thuộc phạm vi, danh sách chứng từ còn thiếu, bảng đối chiếu và dữ liệu có thể tiếp tục tra cứu; đừng chỉ nhận một tệp báo cáo tổng hợp.

VIII. Kết luận hướng dẫn lập sổ sách kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ năm tài chính 2026

Muốn lập sổ đúng, trước hết xác định kỳ tài chính và nhánh thuế, sau đó chọn bộ sổ theo Thông tư 58, ghi nhận có chứng từ, đối chiếu trước khi khóa sổ và phân loại hồ sơ theo thời hạn lưu. Tách riêng yêu cầu kế toán với điều kiện thuế giúp doanh nghiệp tránh thiếu chứng từ và xác định đúng nghĩa vụ báo cáo.